La trasformazione digitale sta modificando anche il modo in cui le aziende gestiscono le proprie comunicazioni, attraverso strumenti che permettono di collegare uffici, reparti produttivi, magazzini e lavoratori a distanza. La disponibilità di tecnologie sempre più articolate, tuttavia, non significa necessariamente che utilizzarle sia diventato più semplice, perché ogni impresa presenta caratteristiche organizzative differenti e necessita di soluzioni capaci di adattarsi alle proprie attività quotidiane. Per questo, accanto all’evoluzione dei dispositivi e delle reti, continua ad assumere particolare importanza il lavoro di consulenza, progettazione e assistenza svolto dalle aziende specializzate.
È in questo ambito che opera G&G Communications, realtà con sede a Parma che dal 1993 si occupa di impianti telefonici e telecomunicazioni, affiancando imprese ed enti nella scelta, nell’installazione e nella manutenzione dei sistemi di comunicazione, con un’attività che interessa principalmente il territorio compreso tra Parma, Piacenza, Reggio Emilia e Cremona.
«Oggi le aziende chiedono soprattutto di poter raggiungere le persone con maggiore facilità ed immediatezza, ovunque si trovino all’interno od all’esterno della struttura – spiega Umberto Frati di G&G Communications –. Una volta il telefono era prevalentemente collegato a una scrivania, mentre adesso può essere necessario comunicare con un responsabile che si trova in magazzino, con un tecnico impegnato nella produzione o con un dipendente che si muove tra diversi ambienti o in smart working. Le tecnologie per farlo esistono, ma il vero valore sta nel saperle configurare su misura dell’organizzazione aziendale.»
Dall’analisi delle necessità alla progettazione degli impianti
L’affermazione della telefonia IP e dei sistemi VoIP, insieme alla diffusione delle comunicazioni unificate, ha reso possibile integrare all’interno della stessa infrastruttura centralini, apparecchi fissi, cordless professionali, computer e smartphone. Si tratta di un’evoluzione che consente di organizzare le comunicazioni in maniera più flessibile, ma che richiede un’attenta valutazione delle dotazioni già disponibili e delle funzioni realmente necessarie.
La modernizzazione, infatti, non comporta sempre la sostituzione completa delle apparecchiature: quando le condizioni tecniche lo permettono, gli impianti esistenti possono essere aggiornati, ampliati o integrati con nuovi servizi, evitando interventi più impegnativi del necessario.
L’approccio adottato da G&G Communications prevede una valutazione preliminare direttamente presso il cliente, per conoscere la disposizione degli ambienti, verificare la copertura delle reti e comprendere come avvengono le comunicazioni tra i diversi reparti. In una struttura produttiva, ad esempio, può risultare determinante assicurare la reperibilità dei dipendenti che si spostano tra uffici e magazzini, attraverso sistemi cordless DECT/IP DECT collegati alla rete aziendale; in altri contesti, invece, la principale necessità può riguardare l’organizzazione delle chiamate in entrata e il loro corretto indirizzamento.
«Non esiste una soluzione uguale per tutti, perché ogni impresa o ente ha un proprio modello operativo e presenta esigenze specifiche – osserva Frati –. Il nostro compito è innanzitutto capire come è organizzata l’attività, quali difficoltà incontra e quali servizi possono realmente migliorarne il funzionamento. È un po’ come realizzare un abito su misura: mettendo insieme tanti particolari si arriva a una soluzione che risponde alle necessità di chi dovrà utilizzarla».
La stessa attenzione viene riservata ai risponditori automatici, strumenti che possono agevolare la gestione delle telefonate soltanto quando sono configurati in modo coerente con l’effettiva disponibilità del personale e con l’organizzazione degli uffici. Un sistema eccessivamente articolato, con numerose opzioni e trasferimenti di chiamata, rischia infatti di complicare anziché facilitare il contatto con l’azienda.
«Un risponditore deve semplificare la comunicazione, non complicarla – sottolinea Frati –. Se una persona chiama un’azienda, deve poter arrivare rapidamente all’ufficio o al referente di cui ha bisogno. Per questo è importante configurare correttamente il sistema, tenendo conto non soltanto delle possibilità tecniche, ma anche di come vengono realmente gestite le telefonate».
Il ruolo dell’assistenza tecnica nell’evoluzione delle imprese
Un impianto di comunicazione non rappresenta una soluzione destinata a rimanere immutata, perché l’organizzazione aziendale può evolversi nel tempo, richiedendo nuove postazioni, collegamenti aggiuntivi, modifiche nella gestione delle chiamate o l’integrazione di servizi differenti. Per rispondere a queste necessità diventa importante poter contare su un interlocutore tecnico che conosca le caratteristiche delle infrastrutture installate e sappia valutarne le possibilità di aggiornamento.
Questa continuità permette anche di affrontare con maggiore consapevolezza gli investimenti tecnologici, distinguendo gli interventi indispensabili da quelli che possono essere realizzati utilizzando parte delle apparecchiature già presenti.
«Spesso veniamo contattati da aziende che vogliono aggiungere un nuovo servizio a un impianto esistente – racconta Frati –. Quando le caratteristiche tecniche lo consentono, possiamo intervenire sulle apparecchiature già presenti, evitando di sostituire tutto. Naturalmente non è sempre possibile, soprattutto nel caso di sistemi molto datati, ma è importante valutare ogni situazione prima di proporre un nuovo investimento».
Altrettanto significativo è il tema dell’assistenza, soprattutto per quelle piccole e medie imprese che non dispongono di figure interne dedicate alla gestione degli impianti telefonici e delle reti di comunicazione. Quando si verifica un malfunzionamento, comprendere se il problema dipenda dal centralino, dal cablaggio, dalla configurazione dei dispositivi oppure dalla linea fornita dall’operatore può richiedere competenze specifiche.
Per G&G Communications, il rapporto diretto con il cliente rappresenta quindi una componente importante dell’attività, che prosegue anche dopo l’installazione attraverso interventi di manutenzione, verifiche tecniche e adeguamenti dei sistemi. La presenza sul territorio consente inoltre all’azienda di mantenere un contatto continuativo con le imprese servite, conoscendone nel tempo le caratteristiche operative.
«Capita che i clienti ci contattino anche per problemi legati alle linee telefoniche esterne, pur non essendo noi il loro operatore, perché hanno bisogno di parlare con qualcuno che conosca l’impianto e possa aiutarli a capire che cosa non funziona – conclude Frati –. Credo che questo sia un aspetto importante del nostro lavoro: non limitarsi a fornire un’apparecchiatura, ma restare un riferimento per l’azienda, conoscendone le necessità e cercando di trovare ogni volta la soluzione più adatta».
In un mercato caratterizzato dalla continua introduzione di nuove tecnologie, l’esperienza di G&G Communications richiama dunque l’attenzione su un aspetto essenziale delle telecomunicazioni aziendali: l’efficienza non dipende soltanto dalle prestazioni degli strumenti disponibili, ma anche dalla capacità di integrarli nelle attività quotidiane, valorizzare gli investimenti già effettuati e garantire alle imprese un supporto tecnico adeguato alle loro esigenze.
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