Una convention aziendale, un congresso o una conferenza non si costruiscono semplicemente mettendo insieme un impianto audio, un sistema di illuminazione e uno schermo: a cambiare sono il pubblico, il settore, il messaggio da comunicare e i momenti sui quali concentrare l’attenzione. Una relazione scientifica richiede sobrietà e massima intelligibilità, una premiazione deve creare ritmo e aspettativa, mentre il lancio di un prodotto ha bisogno di una regia capace di accompagnare il pubblico fino alla presentazione. È da questa impostazione che parte il lavoro di ARS Technologies, realtà pugliese specializzata nella progettazione e gestione di convention, convegni ed eventi, integrando audio, luci, video e allestimenti.
«Quando lavoriamo a una convention non partiamo da uno schema standard, perché ogni azienda ha un obiettivo diverso e anche il modo di costruire l’evento deve cambiare», spiega Samuele Martucci, responsabile organizzativo di ARS Technologies. «Studiamo la location, il programma, il tipo di interventi, i contenuti da mostrare e i momenti ai quali dare maggiore risalto, quindi definiamo l’assetto tecnico più adatto».
Service audio, luci e video per convention e convegni
In un convegno la qualità tecnica si misura innanzitutto nella capacità di far arrivare il messaggio in modo chiaro a tutta la sala, senza che le attrezzature diventino protagoniste. Per ottenere questo risultato, però, non basta scegliere un buon impianto: occorre studiare preventivamente la location, la disposizione del pubblico, il programma degli interventi, i contenuti che verranno proiettati e le diverse esigenze dei relatori, così da progettare una soluzione nella quale audio, illuminazione e video lavorino in maniera coordinata.
È proprio in questa fase che ARS Technologies concentra una parte importante del proprio lavoro, affiancando il cliente già nella definizione dell’assetto tecnico dell’evento. «In questi casi non si tratta semplicemente di installare delle attrezzature», osserva Samuele Martucci. «Prima studiamo come si svolgerà il convegno e quali sono le necessità della sala e dei relatori, poi costruiamo la soluzione più adatta. L’impianto deve essere efficace ma discreto: chi ascolta non deve essere distratto dalla tecnica, deve poter seguire bene ciò che viene detto e vedere correttamente chi sta parlando».
L’audio deve quindi risultare uniforme e intelligibile in ogni punto della sala, mentre i diffusori vengono scelti e posizionati cercando di integrarli nell’ambiente senza appesantirlo visivamente. Lo stesso principio vale per l’illuminazione, che deve garantire una corretta resa dei relatori sia per il pubblico presente sia per le riprese video, ma può essere utilizzata anche per valorizzare la sala e creare un contesto coerente con il tono dell’evento. Quando le dimensioni lo richiedono, ledwall, riprese e regia video permettono inoltre di mostrare sui grandi schermi il volto del relatore, le presentazioni o altri contenuti, rendendoli chiaramente visibili anche dalle ultime file.
Allestimenti per convention: ogni settore richiede un progetto diverso
Uno degli aspetti che caratterizza maggiormente convention e convegni è la necessità di adattare il progetto al settore, agli obiettivi dell’azienda e al tipo di pubblico coinvolto, perché non esiste un modello tecnico e scenografico valido per ogni evento. «Una convention farmaceutica ha generalmente un’impostazione più sobria e istituzionale, mentre un evento nel quale una rete commerciale presenta i risultati raggiunti e premia i propri collaboratori richiede un ritmo diverso, con maggiore attenzione ai momenti di attesa e alla valorizzazione delle premiazioni», spiega Martucci. «Nel settore automotive, invece, una parte importante del progetto può essere costruita intorno al momento della presentazione del nuovo modello».
È proprio il settore automobilistico a offrire un esempio concreto di come questo approccio venga tradotto nella pratica. ARS Technologies ha seguito a Monopoli un evento realizzato per una importante casa automobilistica, occupandosi delle diverse componenti tecniche e visive, dall’audio alle luci, dal video agli elementi grafici e di allestimento. Il momento centrale della convention era la presentazione delle nuove vetture e, di conseguenza, una parte della progettazione è stata costruita proprio per accompagnare il pubblico verso quel momento.
«Abbiamo lavorato sulla regia e sull’illuminazione per creare progressivamente attesa e, quando le automobili sono state svelate, valorizzarle da ogni angolazione», racconta Martucci. «Anche in questo caso bisogna studiare attentamente la luce, perché deve mettere in risalto forme e dettagli senza alterare la percezione del colore originale della vettura».
Lo stesso principio, con linguaggi completamente differenti, viene applicato a una premiazione aziendale o a un congresso scientifico: nel primo caso musica, illuminazione, contenuti video e tempi della regia possono contribuire a costruire un crescendo fino alla proclamazione dei vincitori; nel secondo, invece, la progettazione deve privilegiare chiarezza, sobrietà e fruibilità dei contenuti. È proprio questa capacità di partire dalla finalità dell’evento, anziché applicare soluzioni predefinite, a determinare le scelte relative ad audio, luci, video e allestimento.
Un unico partner per audio, luci, video e comunicazione visiva
È nella capacità di coordinare le diverse componenti che ARS Technologies individua uno dei principali elementi del proprio servizio. Affidare audio, illuminazione, video e materiali di allestimento a fornitori separati può generare soluzioni valide ma poco coerenti tra loro, mentre una regia unica consente di progettare l’evento come un insieme.
«Chi ci affida una convention non deve necessariamente arrivare con ogni dettaglio già definito», spiega Riccardo Tisbo, responsabile commerciale di ARS Technologies. «Il nostro compito è comprendere che cosa l’azienda vuole comunicare e tradurlo in un progetto realizzabile, coordinando le diverse esigenze tecniche e visive. Per il cliente significa avere un interlocutore unico invece di dover gestire separatamente audio, luci, video e allestimenti». Il servizio può comprendere anche totem, paline e supporti grafici o multimediali, così che palco, sala e materiali parlino lo stesso linguaggio e ogni elemento sia coerente con gli altri.
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