Per molte strutture del privato sociale la digitalizzazione non è più soltanto una scelta organizzativa, ma un passaggio necessario per rispondere alle richieste degli enti pubblici. Comunità terapeutiche, centri per la disabilità, strutture psichiatriche, residenze per anziani, per minori e migranti, strutture e ambulatori per disturbi del comportamento alimentare devono produrre dati, documenti, rendicontazioni e fatture in formato digitale, spesso seguendo procedure differenti.
Il cambiamento è complesso, perché queste realtà utilizzano moduli, registri, diari clinici e procedure costruiti in molti anni di esperienza. Il problema non è sostituire la carta con un software, ma trasferire nel digitale un patrimonio di competenze senza stravolgere il lavoro degli operatori.
È su questa esigenza che si concentra GekoSoft, fondata nel 2018 dall’incontro tra Enzo Gravina, presidente e consulente delle strutture che utilizzano GISSS, e Antonio Raccampo, responsabile dello sviluppo. Il percorso da cui nasce GISSS era però iniziato nel 2008 nelle comunità per le dipendenze, per poi estendersi ad altri ambiti sociali e socio-sanitari.
«La nostra particolarità consiste nel trasformare in digitale ciò che prima veniva gestito su carta», spiega Gravina. «Non realizziamo un prodotto diverso per ogni cliente, ma utilizziamo un sistema configurabile che si adatta alle sue modalità operative».
Digitalizzare senza cancellare il metodo di lavoro
La necessità di passare al digitale si scontra spesso con programmi rigidi, sviluppati per il mondo ospedaliero o per organizzazioni con processi differenti, che imporrebbero alle equipé delle strutture di modificare profondamente il modo in cui raccolgono le informazioni e seguono gli assistiti.
«Dietro agli strumenti cartacei utilizzati ogni giorno possono esserci dieci o vent’anni di esperienza», osserva Gravina. «È un patrimonio che deve essere preservato e portato nel sistema digitale, non cancellato». L’interfaccia viene quindi configurata intorno alle procedure e al linguaggio già adottati dalla struttura, permettendo agli operatori di ritrovare modalità familiari.
GISSS riunisce in un unico ambiente cartella dell’assistito, planner, documenti, attività delle équipe, piani individualizzati, monitoraggi, gestione del personale e processi amministrativi, utilizzando i dati già presenti per produrre documenti e rendicontazioni senza duplicazioni e con un minor rischio di errori.
Rispondere alle richieste degli enti pubblici
Una stessa comunità può lavorare con più aziende sanitarie o servizi territoriali, ognuno dei quali richiede modalità differenti di fatturazione, rendicontazione e trasmissione dei dati. Un ente può volere una fattura distinta per ogni assistito, mentre un altro può chiedere un unico documento riepilogativo.
«Il sistema permette di configurare per ogni ente la struttura dei documenti e delle fatture richieste», precisa Gravina. «I dati vengono inseriti una sola volta e la piattaforma produce automaticamente la documentazione nella forma prevista da ciascun interlocutore».
La presenza di GISSS in più della metà delle regioni italiane ha permesso a GekoSoft di confrontarsi con procedure, modelli organizzativi e richieste differenti, maturando una conoscenza del settore che va oltre la sola componente informatica. «È proprio questo uno degli aspetti che ci vengono riconosciuti», racconta Gravina. «Al termine di un incontro, i responsabili di un’importante struttura socio-sanitaria delle Marche ci hanno detto che, rispetto ad altre esperienze, avevano riscontrato in noi una conoscenza reale del loro settore e del loro modo di lavorare».
Semplicità per chi utilizza, complessità gestita a monte
La transizione digitale richiede di proteggere i dati sensibili, definire con precisione i diversi livelli di accesso e formare il personale fino a renderlo autonomo nell’utilizzo quotidiano, per questo GekoSoft lavora affinché l’esperienza degli operatori rimanga semplice e intuitiva, mentre la complessità tecnica e organizzativa viene gestita a monte all’interno delle piattaforme.
«Creiamo piattaforme semplici perché della complessità ce ne facciamo carico noi»: è il principio con cui GekoSoft sintetizza il proprio metodo. «Dietro strumenti apparentemente semplici ci sono procedure articolate, sviluppate proprio per facilitare il lavoro di chi deve utilizzarli ogni giorno», spiega Antonio Raccampo, socio e responsabile dello sviluppo software
Accanto a GISSS, rivolto alle organizzazioni più strutturate, l’azienda ha sviluppato FisioBox, una piattaforma online pensata per professionisti sanitari, studi associati e piccoli centri multidisciplinari, intuitiva, proposta a un costo contenuto e attivabile direttamente sul web dopo un periodo di prova.
FisioBox permette di gestire appuntamenti, cartelle dei pazienti, prestazioni, documenti e adempimenti, compresa la trasmissione dei dati al Sistema Tessera Sanitaria. «È uno strumento utilizzabile già dopo circa un’ora di formazione», conclude Raccampo. «L’obiettivo è permettere al professionista di concentrarsi sul proprio lavoro, lasciando al software la gestione delle procedure più complesse».
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