Dalla carta al digitale c’è sempre di mezzo “l’originale” (e la sua conservazione).

E non è solo un fatto “affettivo” o, nella peggiore delle ipotesi, un freno alla rivoluzione tecnologica che traghetta il buon tempo andato fatto di “carta e penna” verso l’era dei file di “doc” che viaggiano su internet a velocità supersonica.

Ma è una questione essenziale per la stessa diffusione della rivoluzione digitale in atto.

Basti pensare all’importanza, non solo storica, di documenti di Istituti di Credito, Enti Pubblici, Camere di Commercio, Tribunali, Studi Legali, Biblioteche e Archivi Storici.

Conservare questi “originali” significa poterli custodire in sicurezza, catalogarli e gestirli al meglio, consultarli al momento opportuno e in maniera rapidissima, proprio come richiede la prassi dell’Universo dei Big Data.

E da queste parti non esiste nessuna contrapposizione carta-byte, ma solo un felice connubio “organizzato” in maniera efficiente da tre generazioni.

Questo è in sintesi il “gioiello” Organizzazione Aprile srl, uno dei più organizzati archivi in outsourcing d’Italia, fondato da Mario Aprile negli anni Cinquanta, capostipite di una famiglia che, come sottolinea con orgoglio Nunzio, “ha fatto dell’innovazione e della diversificazione i suoi motori dello sviluppo nel settore del’Office Automation”.

All’inizio c’erano le macchine calcolatrici, i distruggi-documenti ed altri prodotti dedicati al mondo dell’ufficio, un mercato in forte sviluppo in un’Italia che stava avviando con prepotenza un processo di terziarizzazione senza precedenti, a supporto di un tessuto industriale e di una Pubblica Amministrazione che crescevano insieme ad un Paese destinato a divenire una potenza economica mondiale.

A seguire è stata la volta della microfilmatura, la mamma della rivoluzione digitale che oramai era alle porte e proiettava il mondo del lavoro in un punto di non ritorno: “Lavorando sulla microfilmatura – ricorda Nunzio – abbiamo compreso a fondo l’importanza di conservare il documento cartaceo digitale per il cliente, in termini di spazio e di efficienza dal punto di vista della futura gestione e conservazione”.

Ed è qui che entra in gioco l’intuizione imprenditoriale della famiglia Aprile, per la quale il

tempo (di una consultazione che dev’essere rapida) e lo spazio (di conservazione in sicurezza) non sono due semplici variabili, ma rappresentano gli assi portanti della crescita di Organizzazione Aprile srl.

“Il nostro servizio – osserva Terry, figlia di Nunzio, nonché rappresentante, insieme al fratello Mario, dell’ultima generazione – punta ad offrire al cliente più spazio al suo lavoro, e una tempistica rapida nella consultazione e gestione dei documenti cartacei. Il tutto si traduce in un forte risparmio per queste attività in outsourcing. In pratica, chiunque possieda una ‘carta’ da conservare è un nostro potenziale cliente”.

Archivio immenso quello dell’Organizzazione Aprile srl, costruito in strutture dove sono presenti i massimi sistemi di sicurezza antincendio e di sorveglianza, e dove la carta trova la sua sistemazione intelligente ed un collegamento diretto con i sistemi digitali ideati per la reperibilità e la consultazione rapida in remoto.

Osserva il fratello Mario: “Banche, Enti Pubblici ed altri clienti che ci affidano i loro documenti, possono consultare gli originali on line in soli 15 minuti o avere spedito a casa loro il cartaceo in meno di 24 ore, ovunque essi siano in Italia”.

Tutto ciò grazie anche all’efficienza del sistema digitale di Organizzazione Aprile srl, software compatibili con i gestionali dei clienti che consentono la consultazione on line dei documenti cartacei e rappresentano il “collante “ necessario per legare la carta al web senza fratture.

I numeri? Li snocciola Nunzio: “5 milioni di documenti scansionati ogni anno, compresi anche quelli storici e di grande valore archivistico, 50mila consultazioni on line, oltre 2mila ‘Cartbox’ presenti negli uffici, raccoglitori ideati dall’azienda per la raccolta e successiva distruzione dei documenti in piena sicurezza a norma della Legge della Privacy”.

Numeri destinati a crescere anche di pari passo con l’accelerazione della digitalizzazione dei processi lavorativi, una rivoluzione ormai in atto da anni e che trasformerà il modo di lavorare di ognuno di noi, senza però “distruggere” il connubio carta-byte targato famiglia Aprile.

Conclude Nunzio: “Il segreto? Per noi è sempre uno solo: andare incontro alle reali esigenze del cliente, trasformando i documenti cartacei nei loro corrispettivi digitali, e conservando la carta in piena sicurezza, per poterla consultare e gestire in ogni istante, grazie alla nostra specializzazione nell’outsourcing tecnologico per ogni tipo di ufficio”.

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Visita il sito di Organizzazione Aprile www.organizzazione-aprile.it