Ogni azienda possiede, riceve e spedisce un volume sempre crescente di documenti, che devono essere conservati e si accumulano con evidenti difficoltà di gestione, sia dal punto di vista materiale sia da quello della fruizione, perché con il tempo gli archivi diventano imponenti e difficili da consultare. Oggi, però, grazie alla tecnologia, è possibile superare questo tipo di problemi. Infinity Dms, software web ideato da Zucchetti e distribuito da Infor Ma, per esempio, consente di ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire articolati processi documentali. Eurosuole Spa, che dal 1976 si occupa di progettazione, sviluppo, produzione e commercializzazione di suole per calzature in gomma e poliuretano a Civitanova Marche, in provincia di Macerata, quindi al centro di uno dei più importanti distretti italiani della calzatura, lo ha scelto per gestire i propri dati e non nasconde la soddisfazione.
“Abbiamo deciso di sostituire la documentazione cartacea con quella informatica per migliorare l’organizzazione dell’ufficio amministrazione, razionalizzare i processi e reperire più facilmente i fascicoli necessari all’occorrenza – spiega Piergiorgio Polenti, direttore amministrazione finanza e controllo – Il progetto di dematerializzazione si è rivelato fondamentale anche per una profonda riorganizzazione e razionalizzazione della società, in particolare dell’ufficio amministrazione”.
Infinity Dms permette di affrontare ogni aspetto della gestione documentale, trasformando i dati in preziose informazioni e facendo scomparire gli archivi cartacei, con evidenti vantaggi legati anche alla consultazione. Il software, infatti, è parte integrante dello spazio di lavoro virtuale, a cui ogni utente – attraverso la propria MyDesk, ovvero la scrivania personale – può accede alle informazioni o collaborare con i colleghi o con esterni al sistema. Infinity Dms è distribuito da Infor Ma, società partner Zucchetti che si occupa anche della sua installazione nonché della formazione del personale che lo utilizzerà e dell’eventuale assistenza necessaria, così da eliminare ogni possibile criticità per le aziende che lo scelgono. “Il progetto – sottolinea Polenti – ha consentito di dotarci di un sistema documentale più efficiente, sicuro e facile da interrogare, oltre a una migliore risposta alle attese normative in materia di protocollo informatico, documentazione amministrativa e gestione degli archivi”. Senza tralasciare il risparmio in termini di spazio e di materiale: “Infinity Dms permette di recuperare spazi fisici negli uffici e di ridurre in modo importante il consumo di carta per la stampa, con evidenti benefici anche per l’ambiente”.
Grazie al software ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche ‘classi documentali’ scelte dalla singola azienda e gestite dall’utente, che consentono di organizzare le informazioni in contenitori logici a più livelli. In questo modo è possibile mettere in relazione ogni documento con una o più entità applicative per una lettura trasversale delle informazioni tra i vari soggetti chiamati a collaborare. Ovviamente con la possibilità di fissare diversi livelli di sicurezza, in modo da ottenere il grado di riservatezza desiderato.
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